Le poulpe, une alternative aux 5 Pourquoi

Après ma lecture de Gamestorming, je me suis inspiré d’une activité du livre pour élaborer une rétrospective. L’objectif de cette rétrospective est d’identifier un problème cause caché profondément sans utiliser la méthode des « 5 Pourquoi » qui sont souvent reçus de façon agressive.

La rétrospective est basée sur l’atelier nommé « The Squid », et est constitué d’une succession de phases Questions et Réponses. Dans les phases de questions chaque participant ajoute une question sur un élément au tableau et dans les phases réponses, une réponse sur un élément du tableau. Comme chacun interagit de façon synchrone tout le monde s’exprime et explore les problèmes selon sa propre priorité.

Etape 1 : élection d’un sujet.
La première étape est l’élection d’un sujet principal qui sera la source de l’arbre des questions et réponses du groupe. Pour cela vous pouvez utiliser la méthode que vous souhaitez, la plus simple étant de leur demander un post-it en indiquant ce qui les préoccupe le plus puis de réaliser un dot-voting. Une fois le sujet élu, placez le sur la gauche du tableau, ce sera la tête du poulpe.

Etape 2 : posez des questions
Demandez au groupe réfléchir un moment et de poser une question sur un post-it. Quand tout le monde aura écrit sa question, ils viendront les poser au tableau en reliant leur question au « sujet » par un tentacule. Dans la première itération des questions il n’y a que le sujet, du coup il faut essayer de faire une proposition de problématique. Dans les futures itérations de question, ils pourront poser les questions sur n’importe quel élément du tableau. Vous pouvez discuter pour éclaircir ce que veut dire le post-its, mais pas y répondre. C’est l’objectif de la phase suivante.

Etape 3 : répondez aux questions
En utilisant la même mécanique que les questions, demandez leur de rédiger une réponse sur un post-it. Puis quand tout le monde a écrit son Post-It, demandez à les placer en détaillant leur réponse, cette fois vous pouvez discuter de la réponse, mais laissez de la place pour l’étape suivante, qui sera de nouveau une étape Question.

Etape 4 : réitérez
Répétez les étapes 2 et 3 jusqu’à la fin de votre temps alloué ou épuisement du sujet.

Etape 5 : clôture du jeu
Enfin en dernier lieu,  je termine avec une phase « Idée et Solutions », ou chaque personne vient poser (avec le même procédé) une idée ou solution. Ces idées sont soumises à discussion et modifications, puis au classique vote du groupe, ce qui déterminera la ou les actions pour le Sprint qui arrive.
Bilan
Ce jeu fonctionne assez bien et remplace la méthode des « 5 Pourquoi » pour identifier les causes racines des problèmes. Je pense par contre qu’il faut un peu d’habitude ou de discipline pour respecter le cadre. Avec l’expérience l’équipe doit pouvoir accélérer sa réalisation. Prévoir une bonne heure pour le total avec 3 boucles de Questions/Réponses. Vous pouvez aussi les sensibiliser sur les questions commençant par « Comment » et « Pourquoi », les questions ouvertes évitent les réponses comme « Oui, Non … ».

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