La transmission de connaissance, un élément clef de la croissance

Difficile de croître sans se heurter à des problèmes de transmission de connaissances. Quand on a une équipe agile autonome, il est facile de transmettre la connaissance entre ses membres. Quand on croît en nombre d’équipes le partage de connaissances devient rapidement énergivore si on conserve des méthodes de transmissions classiques. Du simple email au Wiki, dans ce billet je pose une réflexion sur « comment transmettre des connaissances à un groupe », et quels sont mes critères de réussite de cette méthode.

La communication est différente entre 3 ou 4 équipes et 6, 7 équipes ou plus, partageant le même environnement de travail. Plus les individus sont nombreux et plus le nombre de communications nécessaires pour faire transiter une information dans l’ensemble du groupe est important. Dans les réunions, les interactions entre les équipes deviennent souvent des recherches de consensus qui s’éternisent. Les visions et les outils divergent, la question que je pose est donc : « Comment distiller la communication dans un environnement où il est nécessaire de se synchroniser ».

Quand on augmente la population d’un groupe (par exemple un ensemble d’équipes) on se heurte naturellement au fait que l’information et la connaissance ne peuvent plus transiter facilement et atteindre tous les membres du groupe. Il y aura donc des membres qui ne seront plus au courant de certains choix, idées ou pratiques. La formation est d’autant plus lente et difficile que l’information est divisée et diffuse. Et la rapidité de transmission d’une connaissance va dépendre du nombre de personnes l’ayant acquise (il est plus facile de trouver une personne l’ayant déjà). Pour transmettre la connaissance, on peut continuer à former les personnes une par une, mais cela devient de plus en plus long et fini par prendre tout le temps des porteurs de connaissance (que j’appelle « syndrome des experts »). Alors, on peut centraliser l’information. Pour résoudre cette problématique, je propose d’utiliser une méthode de réflexion qui consiste à analyser la résolution d’un questionnement simple mais similaire, afin d’identifier des points clefs de la problématique de base.

Méthode d’analyse

Ma question étant la suivante : « Comment retrouver de l’information ou de la connaissance dans un groupe ? », je propose qu’on étudie une problématique plus simple : « Comment je retrouve de la connaissance sur un sujet particulier ? ». Nous ferons ensuite des parallèles avec notre groupe.

Par exemple, imaginons que je souhaite acquérir de la connaissance sur « la communication non violente », voici la méthode que je vais utiliser :

Je vais d’abord rechercher « Communication non violente » sur Google, et aller sur le Wikipédia qui me donnera l’auteur principal et un aperçu de la méthode. J’irai alors sans aucun doute lire le livre le plus connu de cet auteur. Et vous ? Comment auriez-vous fait pour trouver de la connaissance sur un sujet donné ?

Je suis persuadé que beaucoup auraient utilisé la même méthode pour creuser cette information, en s’arrêtant plus ou moins loin en fonction de la quantité d’information nécessaire… Je propose que nous analysions cette démarche :

  • Un moteur de recherche efficace (ici Google)
  • Une base de donnée de connaissance (Wikipédia)
  • Des liens vers les experts du domaine (sur l’article de Wikipedia)
  • Un ouvrage de référence (si besoin)

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Maintenant, étudiez votre système de connaissances et posez-vous les questions associées à ces critères :

  • La connaissance est-elle facilement retrouvable ?
  • La base de connaissance est-elle fréquemment mise à jour ?
  • A-t-on des liens vers les personnes qui connaissent les problématiques ?
  • A-t-on accès à des documents qui serviraient de référence ?
  • Est-il facile et mettre à jour la base de connaissance ?

Personnellement, j’aime bien l’idée du Wiki, c’est assez facile à mettre à jour et rapidement modifiable. Mais on sait aussi que la force de Wikipédia est que la base est vivante et fréquemment mise à jour. Du coup, il faut adresser aussi les problématiques liées aux personnes devant la mettre à jour.

  • Comment motiver les porteurs de connaissance à faire vivre une base de Wiki ?
  • Comment automatiser le remplissage d’un Wiki quand l’information existe déjà ?

 

Ces questions sont une piste de réflexion possible, le Wiki est une solution mais il en existe beaucoup d’autres. Voici quelques artefacts que nous mettons ou souhaitons mettre en avant pour transmettre la connaissance dans une entreprise.

  • Des cours en ligne sur des plateformes type MOOC
  • Un Wiki
  • Des présentations ouvertes sur des sujets pointus plusieurs fois par mois
  • Des vidéos techniques ou agiles présentées dans l’entreprise, suivies d’un débat

Je ne peux pas vous donner de solution miracle car elle dépend fortement des individus du groupe. Il faut vous poser les questions et les poser aux membres. C’est une problématique qui a besoin d’eux pour être résolue, ils doivent donc faire partie de la construction de la solution.

 

Outils : Note sur la démarche d’analyse

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Notez la démarche utilisée dans ce billet (que j’aime autant que la problématique du transfert de connaissance), c’est une démarche que j’utilise en coaching pour aider le coaché à identifier les points forts et points faibles du système associé à sa problématique.

  1. Identifier la problématique (dans cet exemple la difficulté est de trouver une connaissance)
  2. Comment je résous ce problème dans un autre environnement (ici en dehors du cadre de l’entreprise)
  3. Quels sont les critères clefs de la démarche que j’ai identifié pour le résoudre dans mon autre cadre
  4. Quels sont les critères clefs que je possède ou qui me manquent dans ma problématique

Cela permet de souvent créer une nouvelle perspective de résolution, et c’est souvent encourageant de voir que des solutions existent dans d’autres domaines.

 

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