Agilité, Swarm Team et Ressources Humaines

Nombreuses sont les entreprises qui, comme nous, se heurtent à la problématique de recrutement de développeurs. Pour répondre à cette problématique nous avons décidé d’appliquer ce qui a fonctionné dans les autres services de la société : l’agilité. Je vous propose ici un petit retour d’expérience sur notre application de l’agilité à notre service de recrutement.

Il y a quelques mois, nous avons décidé de recruter plus de 15 nouveaux développeurs ainsi que de nombreux autres postes. L’année précédente, le recrutement de 8 développeurs fut déjà un challenge en soi, et cette année nous devions donc innover sur notre méthode de recrutement. Les valeurs de l’agilité étant bien implantées dans la société, nous avons décidé de les appliquer pour résoudre ce nouveau défi. Nous avons alors rassemblé l’ensemble des parties prenantes des recrutements chez Esker et la Swarm Team Scrum RH est née.

Dans ce billet je vous propose de partager une expérience vécue. Les choix que nous avons réalisés ne sont, sans aucun doute, pas parfaits mais sont issus de nos réflexions et améliorations successives.

La constitution de l’équipe

La réussite d’un projet ambitieux tient tout d’abord à la motivation et à l’implication des membres de l’équipe. Il faut donc s’attacher à prendre des personnes qui sont impliquées dans la réalisation du projet. Dans notre cas nous avons tout simplement demandé des volontaires pour travailler sur le sujet. Nous avons donc inclu des membres des ressources humaines (2 personnes), une personne du marketing pour nous aider à travailler sur toute la partie communication externe, un Scrum Master (venant d’une équipe agile), un Product Owner (notre DRH) et nous avons complété avec des membres temporaires dépendant des postes disponibles. Nous avons donc aujourd’hui une équipe de 9 personnes ayant pour objectif la réussite du plan de recrutement  2016 appartenant à 5 services différents. Les membres temporaires changent quand ils n’ont plus l’envie ou le temps de participer à la Scrum Team, et sont remplacés par d’autres volontaires des services ayant des recrutements à réaliser.

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L’organisation

Nous avons décidé de travailler sur rythme rapide pour répondre à l’urgence, ce qui nous a mené à choisir des itérations d’une semaine. Comme tous les membres de l’équipe n’avaient pas pratiqué l’agilité nous avons commencé simplement avec un planning et une review. Rapidement se sont fait sentir des besoins de synchronisation qui ont amené le StandUp, et des problématiques de communication qui ont invité la rétrospective à notre organisation. Le Framework Scrum s’est simplement mis en place en mettant en évidence les problématiques de l’équipe. Les itérations d’une semaine ont permis de modifier rapidement la structure de l’organisation. Pour ce qui est du backlog, il a été créé collaborativement et est maintenu par notre Product Owner.

Les histoires ne sont pas explicitement estimées, mais leur priorité est remise en cause au planning par les membres de l’équipe si on les juge trop importantes. On applique une simple priorisation par la valeur.

Les membres de l’équipe Scrum RH sont aussi membres de leur équipe d’origine (Développement, Marketing, Recrutement, …) et ils partagent leur temps entre les actions de la Scrum Team RH et les actions de leurs équipes respectives. Cette répartition du temps est libre à chacun. Pour se coordonner, l’équipe RH utilise un dashboard virtuel (Trello) devant lequel on se réunit tous les matins pour notre StandUp.

Mesurer la réussite

On parle souvent, dans une équipe de développement, de retour sur investissement, et de la difficulté de le mesurer. On trouve dans la littérature de nombreuses méthodes permettant de définir des valeurs fictives pour les positionner relativement les unes aux autres. Dans notre cas la valeur apportée par une histoire est aussi compliquée à calculer car elle dépend des candidats qui seront recrutés par notre entreprise. On peut augmenter notre nombre de candidats sans pour autant qu’ils conviennent au profil et qu’ils soient recrutés. Mais ce nombre reste un bon indicateur du rayonnement de nos offres. Nous avons assez rapidement mis en place un système pour mesurer l’environnement et vérifier l’impact de la Scrum Team sur les recrutements. Nous surveillons donc maintenant plusieurs métriques pour mesurer l’évolution de notre processus de recrutement.

  • Le nombre de candidats à chacune des étapes,
  • La source de nos candidats,
  • Le pourcentage de candidats recrutés, …

La recherche de métriques significatives fut assez longue mais elle reste très importante car c’est le seul moyen savoir si nos actions fonctionnent.

Aujourd’hui

Tout va bien, la Scrum Team fonctionne parfaitement et ses membres sont toujours aussi motivés et impliqués. Nous avons modifié notre base de membres pour accueillir de nouveaux services en fonction des postes disponibles et attaquons des problématiques à plus long terme. Soit une expérience enrichissante pour l’ensemble des membres de l’équipe, et un bon moyen de faire découvrir l’agilité à d’autres services.

Mon avis

Je pense que la clef de la réussite de cette équipe est tout simplement liée à ses membres. Nous avons embarqué et accompagné l’ensemble des personnes ayant voulu tenter l’aventure. Nous avions donc peu (ou pas) de réticents et donc pas de frein à notre amélioration. Cette dynamique nous a permis d’évoluer facilement car tout le groupe était prêt à tenter de nouvelles expériences. Aujourd’hui nous avons réalisé plus de 50% de notre objectif, ce qui est déjà une réussite en soi. Pour créer cette équipe, nous nous sommes inspirés de la méthode Product Swarm, une technique mettant en avant la motivation et le volontariat avant la structure et la compétence. Ce qui fut une réussite. Aujourd’hui, nous réfléchissons à appliquer le même genre de méthode dans notre pôle R&D pour résoudre des problématiques complexes.

Enfin : Nous recrutons toujours, nos offres sont disponibles ici : www.esker.fr/dreamjobs

2 Comments

  1. Article très intéressant. Pourrait-on avoir un aperçu des métriques avant et après la transition ? D’autre part, je ne connaissais pas la méthode Product Swarm, je vais me renseigner. Merci Camille.

    1. Salut Clément !
      Oui, je peux te donner quelques indicateurs :
      Pour le nombre de Cv nous sommes passé de 26 en Janvier à près de 70 par mois maintenant.
      L’année dernière nous avions fait 8 recrutements, cette année nous en avons fait 9 en 5 mois.
      Et maintenant nous touchons aussi des candidats qui sont actuellement en recherche passive, alors qu’avant nous n’avions principalement que des personnes en recherche d’emploi active.

      Nous avons d’autres indicateurs, notamment sur le pourcentage des candidats qui passent chaque étapes de notre processus de recrutement, mais sans grande valeur sans grande connaissance du processus.

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